Tích hợp OA trong thực tế: Làm thế nào VoiVision Ghi chú hội nghị đồng bộ với WeCom, DingTalk và Feishu

"Last Mile" của Trí tuệ cuộc họp

Nhiều công ty đã sử dụng lời nói phiên âm giọng nói: ghi lại cuộc họp, nhận được bản ghi đầy đủ khi nó kết thúc. Nhưng đây là câu bắt - Bản sao đó thực sự được tiêu thụ ở đâu?

Trong thực tế, nó nằm trong cuộc trò chuyện chuyển tệp WeCom của ai đó, một email không ai đọc, hoặc một nhóm từ từ chìm xuống đáy. Các "quyết định " và" các mục hành động " mà một cuộc họp sản xuất không bao giờ đi vào quy trình làm việc, do đó, tuần tới đứng lên lãng phí mười biên bản cuộc họp tái diễn "chúng ta đã làm những gì chúng ta nói không? "

Căng thẳng cốt lõi: phiên âm giọng nói giải quyết "ghi âm", nhưng các doanh nghiệp thực sự cần "định tuyến" - đưa kết luận cuộc họp vào hệ thống OA như là các nhiệm vụ có thể theo dõi.

Tích hợp VoiVision OA Kiến trúc

VoiVision đóng vòng lặp giữa "phiên âm giọng nói" và "routing" thông qua một Cổng Tích hợp riêng mà đẩy các ghi chú có cấu trúc vào các hệ thống hiện tại của bạn:

Giai đoạn	Chuyện gì xảy ra	Làm bởi
1. Chụp và phiên âm	Âm thanh cuộc họp được ghi lại trong thời gian thực với sự tách loa	V06 Voice Card / VV10 Server / VV05 Department Server
2. Chiết xuất cấu trúc	"Quyết định / các mục hành động / chủ sở hữu / thời hạn" được trích xuất từ bản ghi hoàn chỉnh	Speech Engine (software) với mô hình tóm tắt và trích xuất tích hợp
3. Kênh gửi	Ghi chú được đẩy như là thẻ tin nhắn bản địa của nền tảng OA trên mỗi cấu hình	Cổng Tích hợp (trên mạng nội bộ của khách hàng)
4. Liên kết dòng công việc	Các mục hành động ghi vào các nhiệm vụ / phê duyệt của OA; chủ sở hữu nhận được lời nhắc nhở	WeCom / DingTalk / Feishu / Thợ dệt / Seeyon

Thiết kế chính: lõi phiên âm giọng nói và lớp tích hợp được tách ra. Cho dù bạn kết nối 1 hoặc 10 nền tảng OA, logic của công cụ phiên âm giọng nói không bao giờ thay đổi - thêm một nền tảng chỉ là "một cấu hình kênh nữa. "

Nền tảng được hỗ trợ & Phương pháp kết nối

Nền tảng OA	kênh truyền hình	Định dạng đẩy	Liên kết điển hình
WeCom	Nhóm bot / tin nhắn ứng dụng	Thẻ Markdown	Ghi chú trong nhóm + nhắc nhở hành động; nhảy đến phòng WeCom casting box
DingTalk	Bot / đầu nối	Thẻ liên kết	Các mục hành động vào các tác vụ DingTalk; @ owner
Feishu / Lark	Bot / Webhook	Tin nhắn văn bản phong phú	Nhiệm vụ được đồng bộ hóa với Feishu; lưu trữ bảng đa chiều
Weaver e-cology	REST API	Hình thức / dòng chảy	Ghi chú tạo ra quy trình phê duyệt hoặc kiến thức doc
Seeyon A8	REST API	Hình thức / dòng chảy	Các mục hành động vào quy trình làm việc cộng tác
Hệ thống tùy chỉnh	REST chung API + Webhook	JSON là	Kết nối bất kỳ hệ thống kinh doanh

Mẹo lựa chọn: ưa thích kênh bot chính thức cho các nền tảng tiêu chuẩn (WeCom / DingTalk / Feishu) - ổn định và không cần cổng công cộng.Đối với các hệ thống tùy chỉnh, hãy nhận JSON qua Webhook và để phần mềm trung gian phía khách hàng duy trì nó.

Tại sao sự tích hợp phải là riêng tư

Ghi chú của cuộc họp là dữ liệu của công ty có độ nhạy cao: thảo luận chiến lược, quyết định nhân sự, định giá của khách hàng - tất cả. Đẩy ghi chú đến một SaaS công cộng và trở lại OA có nghĩa là thông tin cốt lõi của bạn được chuyển qua internet mở.

VoiVision giữ cổng tích hợp và động cơ phiên âm giọng nói trên cùng một mạng nội bộ:

• Speech Engine (software only) triển khai trực tiếp trong phòng máy chủ hoặc đám mây riêng của bạn, kết nối với các luồng ghi âm hiện có và các hệ thống họp;
• Cổng tích hợp chỉ gọi intranet của bạn OA - không có cổng hướng ra ngoài;
• Hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu của air-gapped deployment và MLPS Level 3.

Đối với các khách hàng tài chính, chính phủ và sản xuất, đây thường là điều kiện tiên quyết cho dự án được chấp thuận.

Một triển khai thực sự

Một nhà sản xuất thiết bị đã triển khai VoiVision trong kịch bản cuộc họp buổi sáng trên sàn cửa hàng:

• Một VV10 on-prem meeting server cho mỗi phòng họp tự động tạo ghi chú cho 15 phút đứng lên;
• Các mục hành động có cấu trúc được đẩy đến nhóm hội thảo có liên quan thông qua bot nhóm WeCom, @ - đề cập đến chủ sở hữu;
• Các mặt hàng cùng ngày cũng được đồng bộ hóa vào ứng dụng "Phải duyệt" của WeCom, vì vậy các lãnh đạo nhóm xác nhận hoàn thành từ điện thoại của họ;
• Các bài đánh giá hàng tuần sử dụng bảng ghi chú private deployment guide để theo dõi tỷ lệ đóng cửa các mục hành động của tuần trước.

Các nhà sản xuất báo cáo: các hoạt động đóng cửa trong cuộc họp buổi sáng đã tăng từ ~60% lên 90%+, và không ai "quên những gì đã được nói trong cuộc họp" nữa.

Các khuyến nghị triển khai

• Phi công đơn đội: Chọn một nhóm họp tần số cao, sử dụng bot Speech Engine + WeCom - sống trong 0,5 - 1 ngày;
• Triển khai toàn công ty: Cấu hình các kênh cho mỗi bộ phận, tổng hợp các ghi chú tập trung, và lên kế hoạch tính toán với domestic accelerator support;
• Kết nối các hệ thống hiện có: Nếu bạn đã có hệ thống ghi âm / họp, hãy triển khai công cụ phần mềm để tích hợp mà không cần thay thế phần cứng.

Cần đánh giá tích hợp cho môi trường OA của bạn? Book a Demo và đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn cấu hình kênh cụ thể và lịch trình hoạt động.